Считаем все. Особенности учета в салонах красоты
МПКО
МПКО
МПКО
МПКО

Считаем все. Особенности учета в салонах красоты

МПКО

Осис Елена, специалист по компьютерным программам центра организации и развития бизнеса «Эстетик Консалтинг»

Внедрение компьютерной программы

Как специалиста по разработке компьютерных продуктов для салонов красоты меня всегда интересовал вопрос, почему владельцы салонов до мелочей продумывают интерьер и обстановку, но не уделяют должного внимания системе хозяйственного учета? С помощью изящного интерьера, дорогого оборудования и хорошей косметики салон, безусловно, при-влечет массу новых клиентов, но для извлечения прибыли и увеличения финансового оборота за счет притока клиентов требуется иметь хорошо отлаженную, продуманную и адаптированную к особенностям бизнеса систему учета.

Система учета подразумевает:

  • учет денежных поступлений от клиентов;
  • учет текущих расходов;
  • учет расходных материалов;
  • учет услуг и процедур, оказанных клиентам специалистами салона;
  • учет продаж товаров и косметики для домашнего использования.

Разберем каждый пункт отдельно

Учет поступления денежных средств от клиентов заключается в фиксировании сумм, поступающих в оплату за услуги или процедуры. Приняли оплату — зафиксировали. В конце дня подводим итог и сдаем выручку. Вместе с выручкой составляется отчет о работе салона за день. В отчет входят данные об оплате курсов процедур, покупке абонементов на обслуживание и приобретении подарочных сертификатов на услуги салона. Только не забудьте указать расходы, если таковые также имели место в отчетный период.


Ведение учета денежных средств в компьютерной программе позволяет формировать кассовые отчеты в автоматическом режиме.

Например, если администратор выдавала деньги подотчетному лицу или производила другие допустимые расходы — обязательно указывайте данные суммы со знаком минус. Иначе при закрытии смены поступления от клиентов не сойдутся с остатком по кассе.

Также необходимо фиксировать безналичные оплаты клиентов (оплата банковской картой), обслуживание в кредит и предоставление услуг и процедур сотрудникам центра. Представим себе администратора стойки ресепшн, в функциональные обязанности которого входит ведение учета денежных средств. Круг его обязанностей довольно обширен: прием входящих звонков, общение с посетителями, взаимодействие с сотрудниками, исполнение поручений руководства и, вдобавок, ведение таблиц, ведомостей и учетных журналов. При такой загрузке ошибки неизбежны.

Штудирование кассовых отчетов в поисках допущенных погрешностей, в лучшем случае, отнимает уйму времени, в худшем — приводит к вычету недостающей суммы из зарплаты. Ведение учета денежных средств в компьютерной программе позволяет формировать кассовые отчеты в автоматическом режиме. То есть администратору достаточно оформить при-ходный кассовый ордер, ― и отчет по кассе сформируется автоматически. Причем итог может быть как промежуточным (итог по кассе на середину дня), так и окончательным (закрытие смены и сдача денег). Промежуточные итоги используются оператора- ми программы с целью контроля, что снижает риски возможных ошибок.

В программе автоматически учитываются выдача денежных средств и допустимые расходы. Например, администратор, с разрешения руководителя, выдал косметологу деньги на семинар. Программа покажет расход денежных средств из кассы и запишет на счет косметолога авансовую сумму. В любом салоне администраторы сдают отчеты за день. Как правило, делать их приходится вручную. Администраторы салонов и центров, ис-пользующих компьютерные программы, имеют возможность формировать подобный отчет автоматически за несколько секунд, а затем распечатывать его на принтере. Тем самым исчезает необходимость высчитывать вручную суммы и итоги, и затрачивать время на написание отчета.

Кроме небольших выплат, которые производятся из кассы салона, следует также учитывать и более крупные суммы, идущие на закупку оборудования, ремонт и хозяйственные нужды, рекламу, оплату поставщикам за расходные материалы и косметику и прочее. От того, насколько сбалансированы затраты, зависит и размер прибыли салона. Чем меньше затрат, тем больше прибыль.

Как отследить все расходы, происходящие в течение месяца? Как рассчитать отношение затрат на заработную плату к общей сумме затрат? Предприятия, которые тратят на зарплату 50% от всей суммы затрат, являются низкорентабельными, поскольку, скорее всего, они имеют незначительную прибыль. Таким образом, контроль расходов необходим любому салону, стремящемуся работать экономически эффективно. Отслеживание динамики затрат при помощи соответствующих компьютерных программ является на сегодняшний день оптимальным решением. Так, программа для салонов красоты и косметологических центров «Эстетик Менеджмент» предоставляет подробные ведомости о затратах по всем статьям управленческого учета.

Система учета расходных материалов в той или иной форме существует на любом предприятии индустрии красоты. То есть, в обязательном порядке там приходится регистрировать все приходные накладные на профессиональные и домашние косметические средства, а также выдачу требуемых материалов специалистам, непосредственно для работы. Иначе как проконтролировать их использование? Отсутствие контроля в данном случае порождает перерасход материалов и, как следствие, увеличение затрат на их закупку. Мы обсудили, насколько важен учет денежных средств и контроль списания материалов. Помимо этого, также необходимо фиксировать наименование предоставленных услуг и процедур, соответствующие каждой процедуре расходные материалы, ФИО клиента, имя сотрудника и администратора, который оформлял оплату. Все упомянутые формы учета необходимы для:

  • статистики по услугам и процедурам;
  • списания расходных материалов со склада специалиста;
  • ведения клиентской базы;
  • расчета вознаграждения специалистам;
  • оценки действий администратора;
  • мониторинга работы и развития бизнеса.

Представляете, сколько времени и сил потребуется администратору, чтобы перенести всю эту информацию на бумагу? А сколько самой бумаги? Куда проще ― один раз зафиксировать приходный кассовый ордер в компьютерной программе, с указанием в нем клиента, специалиста и услуги, а все остальное за вас сделает компьютерная программа! Центры и салоны красоты предоставляют своим клиентам возможность приобрести средства для домашнего ухода. С этой целью все их многообразие выставляется на витрине, под ответственность администраторов стойки ресепшен. В данном случае необходимо учитывать наименование товара, его количество и стоимость (цену для клиентов). После совершения акта продажи происходит оприходование полученных денег и списание проданного средства.

В компьютерных программах, помимо этого, указывается и ФИО клиента. Функция ведения истории покупок, с указанием всех услуг и продаж по клиенту, включается автоматически. Администраторы всегда имеют возможность открыть электронный журнал клиента, чтобы выяснить его предпочтения и масштаб приобретений. Подобные компьютерные программы, в случае их умелого использования обученными администраторами, многократно увеличивают число продаж. Кстати, в успешных салонах продажи с витрины составляют 15-20% от общего объема выручки предприятия.

Компьютерная программа «Эстетик Менеджмент» также может оказать неоценимую помощь руководителю в деле проведения мониторинга работы предприятия. Мониторинг, как методика и система наблюдения за состоянием бизнеса, дает возможность наблюдать процессы развития позитивных/негативных тенденций. Его целью является выявление результатов воздействия различных факторов. Мониторинг позволяет правильно оценивать изменение ситуации на рынке и принимать оптимальные управленческие решения. Ключевыми показателями мониторинга клиентской базы предприятий сферы услуг являются: количество клиентов по сегментам, средний чек, среднее количество посещений, средняя выручка по клиенту, процент от общего количества клиентов и количество потерянных клиентов. Все эти показатели автоматически рас-считываются в блоке «Антикризисный мониторинг» в программе «Эстетик Менеджмент». Провести подобную аналитику без компьютерных вычислительных программ представляется весьма затруднительным.

Кустарный расчет сложных математических выкладок требует многократных перепроверок, поскольку такой способ увеличивает вероятность арифметических и логических ошибок. Количество первичных клиентов — один из ключевых показателей работы предприятия сферы услуг. Он иллюстрирует эффективность рекламных акций и компаний; качество наружной рекламы и работы по продвижению сайта и пр. Оптимальным считается 15% первичных клиентов от общего числа посетителей. Если же таковых оказывается меньше, то задача по привлечению новых клиентов считается невыполненной. Что свидетельствует о слабом воздействии рекламной компоненты на потенциальную аудиторию потребителей услуг салона.

Первичные клиенты составляют базу для формирования «лояльных» клиентов. Такие клиенты, в свою очередь, переходят в разряд «постоянных». Постоянные клиенты составляют надежную основу для роста клиентской базы в целом и обеспечивают бизнес-предприятие стабильной загрузкой в течение продолжительного периода времени. Назовем расходы на рекламу затратами, направленными на привлечение нового клиента. Итак, эти затраты окупаются в случае комплексной продажи услуг.

Только клиент, посетивший салон более трех раз возвращает упомянутые издержки. Обучение персонала салона техникам комплексных продаж услуг и товаров салона является одной из приоритетных задач руководителя. И поэтому курс обучения администраторов в Центре Организации и Развития Бизнеса «Эстетик Консалтинг» включает тематический блок «Активные продажи в салоне красоты». Определив и проанализировав количество первичных клиентов, переходим к подсчету постоянных. Постоянными клиентами можно считать тех, кто посетил салон 4-5 раз и более, планируют регулярно посещать его и в дальнейшем, проходят курсы всевозможных процедур, приобретают абонементы на обслуживание. Сделать клиента постоянным потребителем услуг салона является желанной целью для любого предприятия ин-дустрии красоты. Выполнение данной задачи сулит стабильный доход в будущем и обеспечит финансовый успех салона.

На этом этапе мониторинга важен анализ обстоятельств, повлекших за собой уход клиентов из салона. То есть необходимо определить, почему клиент, который был заинтересован в получении услуг, перестал ими пользоваться. Понимание причин ухода клиентов поможет наладить процесс предоставления услуг таким образом, чтобы свести такие потери к минимуму. И наконец, существует категория клиентов, регулярно посещающих салон красоты и получающих удовольствие не только от качества предоставляемых услуг, но и от самого посещения заведения. Бизнес-консультанты, использующие технологию мониторинга для анализа и оценки предприятий индустрии красоты, в один голос заявляют, что постоянных клиентов должно быть порядка 20 % от общего количества клиентов. Это тот случай, когда работает правило Парето: 20 % постоянных клиентов дают 80 % выручки салона. Потеря одного клиента из этой категории негативно скажется на финансовом результате работы всего салона.

Функция «поиск потерянных клиентов», присутствующая в системе учета «Эстетик Менеджмент», может подсчитать число таковых и сформировать соответствующий список с указанием их телефонных номеров и адресов для рассылки сообщений, тем самым предоставив условия для предметного анализа причин ухода клиентов. Таким образом, мониторинг способствует выявлению проблемных мест в работе центра и причин, повлекших потери клиентов. Владея данной информацией, руководитель получает возможность предпринять необходимые усилия по устранению замеченных структурных недостатков. В заключение хочу отметить, что от системы учета зависит успешность и эффективность работы центра или салона красоты. Оптимальным можно признать использование именно компьютерных учетных систем. В частности, конфигурация «Эстетик Менед- жмент» была специально разработана для предприятий индустрии красоты и уже несколько лет успешно применяется по всей России.

МПКО

 
Наши партнеры

курсы повышения квалификации медицинских работников
МПКО
МПКО
МПКО