МПКО
МПКО
МПКО
МПКО
МПКО

Учет расходных материалов в салоне красоты

МПКО

Елена Осис, специалист по компьютерным программам
Центра Организации и Развития Бизнеса «Эстетик-Консалтинг»

Процесс оказания услуг в салонах красоты предполагает использование различных расходных материалов. Приход, расход и списание материалов подлежат четкой фиксации и являются частью системы учета расходных материалов в салоне красоты.

Слабая система учета порождает перерасход материалов и позволяет специалистам предоставлять клиентам салона процедуры и услуги в обход кассы. Отсутствие информации о выдаче материалов в работу специалистам искажает данные об остатках на складе. Это влечет создание избыточных запасов и, как следствие, дополнительные расходы на закупку материалов.
В конечном счете, отсутствие системы учета расходных материалов влияет на финансовый результат работы салона в целом, уменьшает прибыть и делает бизнес нерентабельным.
Четкая и продуманная система учета позволяет контролировать приход материалов от поставщиков, показывает расход в процедурах и списание в производство. В рамках данной статьи мы обсудим, как построить и наладить продуманную систему учета расходных материалов в салоне красоты, косметологическом или медицинском центре.

1. Классификация расходных материалов

Подобрать способ учета расходных материалов и составить схему первичного документооборота поможет класси- фикация материалов по группам.

1.1 Основные расходные материалы

открыть салон красотыОсновные расходные материалы (далее основные материалы) — это материалы, которые расходуются пропорционально количеству оказываемых услуг. К основным материалам относятся краски и оксиды, используемые при оказании парикмахерских услуг; кремы, тоники, маски — косметологических; масла, средства для обертываний — массажных и СПА-процедур.
Учет расхода основных материалов ведется по нормам. На все процедуры и услуги прайс-листа составляются протоколы проведения. Протокол состоит из наименования расходного материала и нормы расхода. Материалы в протоколе расположены в соответствии с последовательностью нанесения.
Нормы расхода устанавливаются руководителем или управляющим салона. Можно запросить рекомендации по нормам расхода материалов у поставщиков.
В случае индивидуального подбора материалов на услугу (например, услуга — окрашивание волос,
материалы — краски, оксиды), специалист указывает наименование и количество израсходованного средства и передает эти данные администратору. Администратор заполняет книгу расхода материалов или вносит информацию в компьютерную систему учета.

1.2 Вспомогательные расходные материалы

Вспомогательными расходными материалами являются простыни, пеньюары, бахилы, шапочки-шарлотки и пр.
Расход вспомогательных материалов не связан напрямую с количеством и стоимостью оказанных услуг. Например, клиенту косметологического кабинета были предоставлены следующие услуги: массаж лица и увлажняющий уход. На эти две услуги израсходована одна одноразовая простыня.
Или, например, процедура коррекция мимических морщин с помощью препаратов ботулотоксина, которая предполагает использование целого ряда вспомогательных материалов: шприцов, игл, ватных дисков, перчаток и т. д. Стоимость данной услуги пропорциональна количеству единиц препарата. Расходные материалы, подлежащие списанию, не зависят от стоимости процедуры и от объема вводимого препарата.

1.3 Инвентарь и хозяйственные принадлежности

Малоценные предметы и предметы быстрого износа, использующиеся при оказании услуг, проходят по группе «инвентарь и хозяйственные принадлежности». К ним относятся маникюрные пилки, педикюрные фрезы, шпатели, кисти, емкости и пр. Инвентарь выдается в работу специалистам и, по истечении срока использования, списывается. В некоторых случаях, инвентарь списывают при выдаче в работу.

2. Документооборот в системе учета расходных материалов

2.1 Приход ТМЦ (товарно- материальных ценностей)

открыть салон красотыПоступление расходных материалов от поставщика фиксируется в складских книгах, реестре документов или в компьютерной программе, в зависимости от особенностей учетной системы предприятия. При этом указывается дата поступления, наименование материала, его количество и стоимость (рис. 1). Сотрудник, принимающий товар, проверяет его качество и количество по факту.

2.2 Перемещение ТМЦ

Помимо учета на складе необходимо также учитывать выдачу материалов в работу и выкладку товаров на витри- не. Для этого оформляется документ «Перемещение материалов», являющийся основанием списания материалов со склада и их приходом в кабинеты специалистов или на витрину (рис. 2).

2.3 Ведомость по остаткам товаров и материалов

открыть салон красотыКроме информации о приходе и перемещении не менее важны данные об остатках материалов. Возможности компьютерных программ позволяют автоматически формировать отчеты об остатках материалов и товаров на складах и витринах салона. Это значительно облегчает ведение складского учета и снижает вероятность арифметических ошибок в расчетах.

2.4 Талон-наряд на оказанные услуги

В качестве документа учета расхода материалов на процедуры вводится талон-наряд на оказанные услуги. Мастер или специалист салона обязан вносить в талон-наряд названия или коды оказанной услуги и израсходованный материал. Заполняется талон-наряд по окончанию каждой процедуры. Талон-наряд является внутренним документом и служит неотъемлемым звеном системы учета расходных материалов.

2.5 Списание ТМЦ

Метод списания расходных материалов устанавливается руководителем и является специфической особенностью учетной политики предприятия. Списание производит материально-ответственное лицо после контроля расходования материала. Как правило, списание материалов происходит по средней себестоимости материалов. Для этого общая сумма себестоимости за все материалы делится на общее количество и получается средняя стоимость списания одной единицы.
Продажа товаров с витрины является розничной продажей. При списании товара указывается ФИО покупателя. Ведение истории покупок «по покупателям» позволяет использовать технологии продаж товаров и услуг в салоне красоты.

2.6 Акт инвентаризации ТМЦ

Инвентаризации служат для проверки наличия расходных материалов на складах салона. Это основной способ фактического контроля сохранности товарно-материальных ценностей организации. Инвентаризация позволяет сличить фактическое наличие материалов с учетным. Для этого производится подсчет материалов путем пересчета, измерения и взвешивания остатков материалов на складах, в производстве и на витринах салона. Для проведения инвентаризаций удобно использовать возможности компьютерных программ. Это позволяет в автоматическом режиме получить учетные данные об остатках и внести данные о фактическом наличии (рис. 3).

3. Контроль списания материалов и отчетность

открыть салон красотыПрозрачность и порядок в сфере учета материалов позволяет осуществлять контроль расхода материалов и его соответствия нормам. К сожалению, во многих салонах ведется учет прихода и списания материалов. При этом расход контролируется плохо, либо не контролируется вообще. Внедрение в систему учета блока контроля окупится снижением затрат на себестоимость материалов и обеспечит бесперебойную работу салона по предоставлению клиентам услуг и процедур.
Согласитесь, всегда неприятно отказывать клиенту в покупке крема, по причине отсутствия его в наличии. В лучшем случае, клиент согласится на покупку товара под заказ. В худшем — приобретет товар у конкурентов, имеющих данный товар в наличии.
Отчетность по складу, как правило, несет отпечаток специфики предприятия. В большинстве случаев, составляются «Ведомость по складу» и «Остатки материалов».
открыть салон красотыТак, например, отчет «Остатки ма-териалов» позволяет делать соответствующий заказ поставщику, с учетом имеющихся запасов. Или, наоборот, нулевое количество материала в отчете побуждает проверить фактический остаток средства и, если есть необходимость, оперативно оформить дополнительный заказ.
Отчет «Ведомость по складу» составляется на основании первичной документации и содержит данные обо всех движениях товарно-материальных ценностей. Т.е. отчет информирует о том, когда было опри-ходовано средство, кто принимал товар, кому выдавалось средство в работу, а также о его списании по факту расхода.
открыть салон красотыФормирование ведомостей — трудоемкий процесс, требующий немалых затрат времени. Автоматизировать этот процесс призваны компьютерные программы.
Компьютерные программы, специально предназначенные для салонов красоты, оснащены необходимыми возможностями для полноценного складского учета товаров и материалов. Например, компьютерная программа «Эстетик-Менеджмент» позволяет пользователю автоматически формировать отчеты «Ведомость по складу», «Остатки материалов», «Контроль списания материалов» (рис. 4).
Понятные и информативные отчеты помогают управляющему предприятием анализировать информацию, экономить время и силы на рутинной работе и уделять внимание стратегическим задачам. Что делает управление салоном эффективным, а финансовый результат работы прогнозируемым.

МПКО

 
Наши партнеры

курсы повышения квалификации медицинских работников
МПКО
МПКО
МПКО